In assenza di domicilio digitale, e se il destinatario non ha effettuato l'accesso alla notifica entro 5 giorni (120 ore) dall'invio dell'Avviso di Cortesia, l’AAR è direttamente inoltrato all’indirizzo fisico del destinatario fornito dalla PA mittente, attraverso raccomandata ai sensi della L.890/1982 o Raccomandata A/R. E' onere del mittente specificare attraverso quale delle due modalità d'invio procedere. Nel caso l'indirizzo fornito faccia riferimento ad uno Stato estero PN invierà una Raccomandata Internazionale A/R.
Se il primo tentativo di invio cartaceo sull'indirizzo fisico fornito dalla PA mittente fallisce per cause diverse dalla temporanea assenza o dal rifiuto del destinatario o delle altre persone alle quali può essere consegnato il plico, l'operatore postale (incaricato da PN) effettua un'indagine in loco per verificare l'esistenza di un secondo indirizzo e, se viene recuperato un nuovo indirizzo PN procede con un ulteriore invio. Se invece, non è stato possibile recuperare un nuovo indirizzo, PN ricerca un indirizzo fisico in ANPR, nel caso in cui il destinatario sia una persona fisica, o nel Registro delle Imprese nel caso in cui il destinatario sia una persona giuridica presente e, nel caso ANPR/Registro delle imprese restituiscano un indirizzo diverso da quello già usato per il primo invio, PN procede con un ulteriore invio. L'indirizzo fornito dall'operatore postale o quello risultante dalle banche dati pubbliche verrà sottoposto a normalizzazione allo scopo di garantire il corretto invio in postalizzazione della successiva comunicazione. Nel caso la normalizzazione dovesse fallire verrebbe utilizzato per la postalizzazione l'indirizzo originale. Nel caso l'indirizzo non sia postalizzabile (in quanto ad esempio errato e/o insufficiente e/o inesistente) la PA mittente riceverà un evento che la informa di questo accadimento ed il processo di notificazione terminerà .
Nel caso che l'indirizzo fornito dalla PA mittente faccia riferimento ad uno Stato estero, non è prevista la ricerca di un nuovo indirizzo da parte dell’operatore postale.
PN riceve dall’operatore postale gli aggiornamenti sullo stato della consegna e la copia digitale conforme di ogni documento generato durante la notificazione (es. ricevuta firmata dal destinatario). Tali documenti sono memorizzati e conservati per 10 anni su PN in modo immutabile e collegati allo IUN in modo tale da poter essere reperiti accedendo al portale.
La notifica si perfeziona per il destinatario dopo 10 giorni dalla consegna dell’AAR oppure 10 giorni dall'accertamento dell'irreperibilità visibile nello Stato della notifica (evento Destinatario Irreperibile).
Nel caso in cui venga reperito per il secondo invio un indirizzo fisico estero, PN spedirĂ una Raccomandata Internazionale AR a prescindere da quanto precedentemente indicato dalla PA Mittente.
Nel caso in cui l’indirizzo di destinazione appartenga ad un paese non raggiunto dai servizi di postalizzazione, l'iter notificatorio non potrà proseguire attraverso la Piattaforma.