Utenti
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Una delle funzionalità previste dalla piattaforma è quella di poter visualizzare e gestire i vari utenti e i rispettivi ruoli.
All'interno della sezione Utenti è possibile visualizzare la lista di utenti associati ad ogni prodotto e per i prodotti per cui si possiede un ruolo attivo da Amministratore è anche possibile svolgere una vasta gamma di operazioni (ad esempio, aggiungere, rimuovere, sospendere o riabilitare un altro utente).
Qui saranno esposte le liste di utenti abilitati per ogni prodotto:
“Tutti”: lista di tutti gli utenti abilitati, suddivisa per prodotto;
Lista suddivisa per prodotto: per ogni prodotto viene mostrato l'elenco di utenti abilitati.
Nel caso in cui l’ente abbia aderito ad un solo prodotto, viene esposta un’unica pagina riconducibile al prodotto in questione.
In ogni caso è presente una funzione di filtraggio che permette di recuperare i soli utenti in possesso di un determinato ruolo.
Quando si è in visualizzazione “Tutti” sono presenti due livelli di filtraggio:
Per abilitazione sul prodotto (Amministratore/Operatore);
Per specifico ruolo del singolo prodotto (ad esempio, Operatore Api, Operatore Sicurezza, Gestore Notifiche).
Se si è posizionati invece su una qualsiasi lista di prodotto, sarà possibile filtrare solo per specifico ruolo sul prodotto.
All’interno delle varie liste sarà inoltre possibile aggiungere un nuovo utente tramite il pulsante “Aggiungi utente”, cliccando il quale viene aperta una scheda da compilare con i dati anagrafici del soggetto che si vuole abilitare.
Una volta inseriti tutti i dati anagrafici richiesti (codice fiscale, nome, cognome e mail istituzionale) è possibile selezionare il prodotto e il ruolo che si vogliono associare all’utente.
Una volta che l’operazione è andata a buon fine, si viene reindirizzati al profilo dell’utente aggiunto, da cui è possibile non solo ottenere il dettaglio dei suoi dati, dei ruoli a lui assegnati sui diversi prodotti e dei gruppi del quale è membro.
In tali casistiche, passando il cursore sopra l'icona posizionata a destra e in corrispondenza del ruolo di "Amministratore", l'utente viene informato che per la nomina di un utente con tale ruolo è prevista la firma di un modulo di nomina da parte del Legale Rappresentante.
Qualora l'utente inserisca tutti i dati richiesti e clicchi su "Continua", allora gli vengono presentati i dati anagrafici dell'attuale Legale Rappresentante, incaricato della firma del modulo di nomina del nuovo amministratore che si vuole aggiungere.
L'utente ha la possibilità di confermare i dati presentati oppure di modificarli, inserendo quindi un Legale Rappresentante differente.
Qualora l'utente abbia inserito un Legale Rappresentante differente, allora gli viene presentata una modale per confermare la sua scelta.
Dopo aver cliccato su "Invia richiesta" o aver confermato la scelta di inserire un Legale Rappresentante differente nella modale citata precedentemente, viene inviata una PEC all'indirizzo email dell'ente con le istruzioni per completare la richiesta.
Cliccando sul pulsante "Completa la richiesta" presente nella PEC, l'utente ha la possibilità di scaricare il modulo di nomina e ricaricarlo, dopo avervi fatto apporre la firma digitale dal Legale Rappresentante in formato p7m.
Se il caricamento va a buon fine, il nuovo amministratore viene aggiunto correttamente.
All'interno delle liste, cliccando sulla freccia a lato di ciascun utente, si può accedere alla relativa scheda profilo, all’interno della quale sono esposti i dati anagrafici relativi all’utente selezionato (nome, cognome, codice fiscale), i dati di contatto (email e numero di telefono fisso o mobile entrambi ad uso lavorativo), i ruoli e i gruppi a lui assegnati su ogni prodotto.
Il campo "Tel. di lavoro (facoltativo)" è compilabile in via facoltativa esclusivamente dagli utenti con ruolo di "Amministratore".
Dalla scheda del profilo utente è possibile svolgere diverse azioni a seconda dai poteri ricevuti per ciascun specifico prodotto. In particolare:
Come Amministratore si può assegnare un ruolo sul proprio prodotto ad un utente non ancora abilitato;
Come Amministratore si può rimuovere, sospendere o riabilitare il ruolo ad un utente già abilitato al proprio prodotto; è inoltre possibile assegnarlo ad uno o più gruppi sul prodotto;
Se l'utente è abilitato a più prodotti, come Amministratore si può rimuovere, sospendere/ riabilitare e assegnare a gruppi l'utenza solo sui propri prodotti; altrimenti è solo possibile assegnare un nuovo ruolo all'utente.
Di seguito, una breve descrizione delle azioni che si possono effettuare su una particolare utenza.
Come Amministratore su prodotti non ancora associati all’utente, è disponibile in pagina la funzionalità “Assegna ruolo” che permette l’assegnazione all’utente di un nuovo ruolo su un nuovo prodotto.
La funzione offre la possibilità di modificare i dati anagrafici dell’utente: mentre il campo relativo al "Codice fiscale" non può essere modificato, "Nome" e "Cognome" sono editabili solo qualora non siano stati verificati in precedenza mediante SPID (tramite accesso da parte dell’utente stesso all'Area Riservata).
L'utente ha la possibilità di modificare i suoi dati di contatto, ovvero l’email ad uso lavorativo e, qualora possieda un ruolo da “Amministratore”, anche il telefono fisso o mobile ad uso lavorativo, ove censito. Tali informazioni vengono raccolte al fine di poter ricevere adeguata assistenza qualora sia necessario.
Per quanto riguarda il telefono ad uso lavorativo, si specifica che si tratta di un dato che:
può essere censito solo da un utente con ruolo di Amministratore;
non può essere censito da un soggetto terzo bensì solo dall’utente cui si riferisce;
non deve essere fornito obbligatoriamente in quanto è raccolto solo in via facoltativa ed in via aggiuntiva rispetto al dato di contatto e-mail.
E’ consigliato l’inserimento del numero di telefono ad uso lavorativo mobile e solo, in mancanza, di quello fisso.
Solo l'Amministratore del prodotto può modificare i dati dell'utente.
La funzione “Assegna un altro ruolo” è disponibile all’Amministratore quando l’utente è già abilitato ad un prodotto ma non possiede ancora tutti i ruoli ammessi su quest'ultimo.
Ogni prodotto può prevedere dei ruoli specifici che rimandano ad Amministratore e Operatore. È dunque possibile che per un prodotto esistano diversi ruoli all’interno della stessa categoria (ad esempio Operatore Sicurezza e Operatore API che appartengono entrambi alla categoria Operatore). Se l’utente non ha già tutti i ruoli disponibili sul prodotto, è possibile assegnargli i ruoli mancanti, ad esempio ad un utente che è abilitato come Operatore Sicurezza potrà essere assegnato il ruolo di Operatore API tramite la funzione "Assegna un altro ruolo".
Non è possibile in nessun caso censire uno stesso utente sia come Amministratore che come Operatore sullo stesso prodotto.
Per procedere alla sospensione di un ruolo è presente l’apposito tasto “Sospendi” sulla specifica card di prodotto: questa funzione permette di inibire temporaneamente la possibilità dell’utente di operare sul prodotto senza rimuoverlo.
Cliccando su “Sospendi”, viene esposta una finestra da cui è possibile:
confermare l'operazione: all’interno del profilo utente viene mostrato contestualmente il tag “Sospeso” in corrispondenza del prodotto e al posto di “Sospendi” viene mostrata l'azione “Riabilita”;
annullare l'operazione e tornare sul profilo utente; l’utenza risulterà ancora attiva.
L’utente sospeso non potrà più operare sul prodotto fino a che non sarà riabilitato.
Per riabilitare un ruolo di un utente sospeso, si dovrà cliccare sull’azione scritta “Riabilita” presente all'interno della card di prodotto.
Cliccando su “Riabilita”, viene esposta una finestra da cui è possibile:
confermare l'operazione: all’interno del profilo utente viene rimosso contestualmente il tag “Sospeso” in corrispondenza del prodotto e al posto di “Riabilita” viene mostrata l'azione “Sospendi”;
annullare l'operazione e tornare sul profilo utente; l’utenza risulterà ancora sospesa.
Una volta riabilitato, l’utente potrà nuovamente operare sul prodotto.
Per rimuovere un ruolo, si dovrà cliccare sull’azione scritta “Rimuovi” presente all'interno della card di prodotto.
Anche in questo caso, viene mostrata una finestra da cui è possibile:
confermare l'operazione: l'utente non ha più possibilità di accedere o operare sul prodotto specifico. Inoltre, il ruolo non sarà più visibile né all'interno del profilo utente, né nella sezione generale Utenti;
annullare l'operazione e tornare sul profilo utente; l’utenza risulterà ancora attiva.
Inoltre, l’eliminazione dell’ultimo ruolo sull’ultimo prodotto dell’utente ha come conseguenza la sua completa eliminazione a livello di Area Riservata: questi dovrà essere aggiunto nuovamente ad almeno un prodotto per poter accedere nuovamente.
All'interno della card di prodotto è infine presente una funzionalità che permette l’associazione dell’utente ad uno o più gruppi (“Assegna gruppo”).
Tale funzionalità è presente solo se se si verificano contemporaneamente queste due condizioni:
Esiste almeno un gruppo (in stato attivo) associato al prodotto;
L’utente in questione non appartiene già a tutti i gruppi in stato attivo presenti sul prodotto.
Cliccando sull'azione, si apre una finestra con l'elenco dei gruppi assegnabili:
Cliccando su “Assegna gruppo”, l’utente viene assegnato al gruppo selezionato, altrimenti è possibile tornare indietro tramite tasto “Annulla”.
Con cadenza mensile, l’ente riceve una PEC automatica contenente un riepilogo del numero di nuovi utenti aggiunti e degli utenti non più attivi per ciascun prodotto cui ha aderito. La comunicazione è finalizzata a ricordare l'importanza di verificare e, se necessario, aggiornare l'elenco degli utenti attivi, nonché ad utilizzare esclusivamente l’indirizzo e-mail ad uso lavorativo/istituzionale (si specifica che non deve essere utilizzata una e-mail di gruppo/di struttura).
Per procedere con l’aggiornamento, basta premere sul pulsante "Aggiorna l’elenco utenti" all'interno della PEC, che reindirizza direttamente alla sezione Utenti di Area Riservata. Qualora siano presenti utenti non più attivi, si raccomanda di rimuoverli entro 30 giorni dalla ricezione della comunicazione, al fine di garantire una posizione sempre aggiornata.
