Documento 4 - Ciclo attivo
Scopo del documento
Scopo di questo documento è descrivere l’implementazione tecnica del processo di gestione del ciclo attivo della Piattaforma, che richiede l’utilizzo da parte dell’Aderente del Portale Fatturazione come illustrato nell’Allegato tecnico PF.
Il ciclo attivo prevede le seguenti attività riferite alla mensilità X:
Entro il giorno 15 del mese X-4, l’Aderente deve inviare, a pena di decadenza da tale invio, attraverso una sezione dedicata del Portale Fatturazione una Commessa contenente le previsioni di consumi nel mese X come dettagliate nello specifico paragrafo del Manuale Operativo. La Commessa potrà essere modificata sul Portale Fatturazione e ri-trasmessa fino allo scadere del 15-esimo giorno del mese X-4.
Le informazioni riportate nelle Commesse saranno utilizzate ai fini dell’anticipazione da erogare in favore della Piattaforma e dell’emissione della relativa fattura
Il giorno 20 del mese precedente al mese X viene emessa la fattura di anticipazione che la Società predispone per ogni Commessa mensile recepita, distinguendo la riga relativa al costo base delle notifiche (1 euro per ciascuna notifica oggetto di commessa, sia digitale che analogica, cioè il numero presente nel campo “Totale notifiche da processare” del modulo) e la quota “analogica” (somma dei costi di invio delle raccomandate A/R e L.890/82) calcolata su valori medi del costo delle raccomandate.
La Società effettuerà controlli a campione in merito alla coerenza dei dati inseriti dall’Aderente all’interno della Commessa rispetto all’effettivo rendicontato, predisponendo un rapporto specifico. Ai fini del predetto rapporto, ove l'aderente non depositi la Commessa per un determinato mese, ma provveda per il medesimo mese a depositare notifiche, la Commessa sarà considerata come pari a zero. Nel caso di uno scostamento pari o superiore al 50% del rapporto di cui sopra, per un numero pari a 5 Commesse anche non consecutive, la Società si riserva la facoltà di applicare le seguenti sanzioni:
(i) per il calcolo ed emissione della fattura delle successive n. 5 anticipazioni verrà utilizzato come parametro il valore del rendicontato all’interno del Report Notifiche Fatturabili dei mesi precedenti, ai sensi del successivi punti 5 e 6;
(ii) sospendere il servizio per un massimo di 3 mesi, come da specificazioni recate all’interno della relativa comunicazione via PEC. Le somme afferenti a notifiche già lavorate dalla Società, alla data di efficacia della sospensione, dovranno essere corrisposte alla medesima Società.
All’inizio del mese successivo al mese X la Società estrae tutti i dati che seguono relativi ad eventi che hanno data di chiusura nel mese X:
dati riferiti all’invio della raccomandata
(i) data di invio della prima raccomandata
(ii) data di chiusura dell’invio dell’ultima raccomandata
(iii) costo complessivo di invio della prima raccomandata (comprendente la quota verso recapitista e consolidatore)
(iv) identificativo univoco della prima raccomandata
(v) identificativo univoco dell’ultima raccomandata
(vi) codice dell’Aderente-mittente
(vii) codice dell’Ente emittente
(viii) IUN della notifica
(ix) CF del destinatario solamente in caso di notifica multidestinatario
(x) peso del plico
(xi) CAP
(xii) nazione di spedizione
dati riferiti al record di notifica
(xiii) data di creazione della notifica,
(xiv) data dell’evento che ha determinato questo record,
(xv) CF del destinatario solamente in caso di notifica multidestinatario.
Fermo restando che l'Aderente rimane responsabile del numero di notifiche dallo stesso indicate nella Commessa, sulla base dei dati estratti di cui al punto 5, la Società, entro il giorno 5 del mese successivo al mese X o al primo giorno lavorativo successivo utile, per ciascun Aderente produce un report (di seguito “Report Notifiche Fatturabili”), disponibile sul Portale Fatturazione, contenente le informazioni relative ai servizi fatturabili ai fini del saldo delle prestazioni.
Entro 30 giorni dalla messa a disposizione del Report Notifiche Fatturabili, i Referenti Amministrativi dell’Aderente, una volta terminate le verifiche, possono, a pena di decadenza, contestare ciascuna notifica attraverso una specifica funzionalità del Portale Fatturazione, che prevede un flag e richiede l’indicazione della ragione della contestazione, selezionabile da un elenco predefinito. Decorsi 30 giorni dalla messa a disposizione del Report Notifiche Fatturabili, tutte le notifiche in esso inserite non contestate sul Portale Fatturazione verranno considerate come accettate dall’Aderente in quanto ogni attività eseguita sul Portale Fatturazione relativamente al Report Notifiche Fatturabili, poiché inerente l’accettazione o contestazione della singola notifica, impegna formalmente l’Aderente ai fini della relativa fatturazione.
Decorso il predetto termine di 30 giorni, senza che sia necessaria l’emissione di alcuna regolare esecuzione da parte dell’Aderente, la Società potrà emettere fattura per tutte le righe del Report Notifiche Fatturabili accettate o non contestate dall’Aderente sul Portale Fatturazione, le quali saranno anche in automatico inserite in un documento (di seguito “Documento”) che viene reso disponibile all’Aderente sul Portale Fatturazione stesso e che potrà essere scaricato dall’Aderente.
Effettuata una contestazione da parte di un Aderente sul Portale Fatturazione, la Società dispone di 30 giorni per effettuare tutte le analisi del caso sulle righe contestate e formulare le proprie controdeduzioni tramite il Portale Fatturazione. La Società può informare l’Aderente con l’invio di una PEC della disponibilità sul Portale Fatturazione di una versione aggiornata del Report Notifiche Fatturabili contenente le controdeduzioni su ogni notifica contestata.
L’Aderente potrà formulare le proprie repliche, sempre tramite Portale Fatturazione, entro il termine di 15 giorni decorrente dalla scadenza dei 30 giorni di cui al punto precedente. Decorso il predetto termine di 15 giorni, a prescindere che l’Aderente abbia formulato o meno le proprie repliche, il contraddittorio sui servizi oggetto di contestazione si intende congelato e sarà gestito come indicato al successivo punto 11. Le repliche devono essere effettuate dall’Aderente sul Portale Fatturazione per ogni singola notifica.
Trascorsi i 15 giorni di cui al punto 10, a prescindere che l’Aderente abbia formulato o meno le repliche, il contraddittorio sui servizi oggetto di contestazione si intende concluso, con diritto della Società dunque anche di non riscontrare ulteriormente l’Aderente ed eventuali questioni non superate in contraddittorio verranno affrontate separatamente, nelle diverse e opportune sedi; trascorsi i 15 giorni di cui al punto 10, senza che sia necessaria l’emissione di alcuna regolare esecuzione da parte dell’Aderente, la Società potrà procedere all’emissione della relativa fattura di saldo per tutte le notifiche non più oggetto di contestazione, le quali saranno anche in automatico inserite in un nuovo documento (di seguito “Documento 2”). Pertanto, tale Documento 2 conterrà tutte le notifiche inizialmente contestate che sono state poi accettate dall’Aderente, perché considerate come eseguite correttamente dalla Società. Il Documento 2 è reso disponibile all’Aderente sul Portale Fatturazione e potrà essere scaricato dall’Aderente. Con riferimento alle notifiche che residuano in quanto ancora oggetto di contestazione e congelate ai sensi del punto 10, la Società determinerà su base semestrale solare quelle che nel corso dei mesi precedenti (anche riferite a più Report Notifiche Fatturabili) sono giunte a determinazione, con modalità di verifica ed approvazione in seguito ad uno specifico contraddittorio ad hoc tra le Parti o comunque per altre motivazioni intervenute al di fuori di quanto fin qui esposto. Sulla scorta di tali dati verrà emessa una unitaria fattura a saldo (di conguaglio) da inviare all’Aderente, in cui saranno riportate tutte le notifiche in precedenza congelate nei report e risolte nei mesi precedenti, per la quale non è necessaria l’emissione di alcuna regolare esecuzione da parte dell’Aderente.
Nelle fatture a saldo di volta in volta emesse, la Società potrà procedere a compensare l’anticipo ricevuto o, in alternativa, potrà emettere note di variazione ai sensi dell’art. 26 del D.P.R. 633/1972.
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