Documento 4 - Ciclo attivo

Scopo del documento

Scopo di questo documento è descrivere l’implementazione tecnica del processo di gestione del ciclo attivo di Piattaforma Notifiche (PN).

Il ciclo attivo prevede le seguenti attività riferite alla mensilità X:

1. Entro il giorno 15 del mese X-1 l’Aderente deve inviare, a pena di decadenza da tale invio, attraverso una sezione dedicata del Portale un modulo “Commessa” contenente le previsioni di consumi previste nel mese X, ai soli fini della determinazione dell’anticipazione da erogare a favore di PN e per l’emissione della relativa fattura di anticipazione. Il report Commessa potrà essere modificato sul Portale e ri-trasmesso fino allo scadere del 15-esimo giorno del mese X-1.

2. Il giorno 20 del mese X-1 viene emessa la fattura di anticipazione che il gestore della piattaforma predispone per ogni modulo “Commessa” mensile recepito, distinguendo la riga relativa al costo base delle notifiche (1 euro per ciascuna notifica oggetto di commessa, sia digitale che analogica, cioè il numero presente nel campo “Totale notifiche da processare” del modulo) e la quota “analogica” (somma dei costi di invio delle raccomandate A/R e L.890/82) calcolata su valori medi del costo delle raccomandate.

3. Laddove l’Aderente non abbia provveduto ad inviare alcun modulo di Commessa per il mese X verrà quantificata un’anticipazione, ed emessa la relativa fattura, utilizzando come parametro il valore del rendicontato all’interno del Report del mese precedente, ai sensi del successivo punto 4. Tale mancato invio del modulo di Commessa non determinerà l’interruzione del servizio di notifica di PN.

Il gestore della piattaforma effettuerà controlli a campione in merito alla coerenza dei dati inseriti dall’Aderente all’interno dei moduli “Commessa” rispetto all’effettivo rendicontato, predisponendo un rapporto specifico. Nel caso di uno scostamento pari o superiore al 50% del rapporto di cui sopra, per un numero pari a 5 commesse anche non consecutive, il gestore della piattaforma si riserva la facoltà di applicare le seguenti sanzioni:

(i) per il calcolo ed emissione della fattura delle successive n. 5 anticipazioni verrà utilizzato come parametro il valore del rendicontato all’interno del Report dei mesi precedenti, ai sensi del successivo punto 4;

(ii) sospendere il servizio per un massimo di 3 mesi, come da specificazioni recate all’interno della relativa comunicazione via PEC. Le somme afferenti a notifiche già lavorate dal gestore della piattaforma, alla data di efficacia della sospensione, dovranno essere corrisposte al medesimo gestore.

4. All’inizio del mese X+1 il gestore della Piattaforma estrae tutti i dati che seguono relativi ad eventi che hanno data di chiusura nel mese X:

dati riferiti all’invio della raccomandata

(i) data di invio della prima raccomandata

(ii) data di chiusura dell’invio dell’ultima raccomandata

(iii) costo complessivo di invio della prima raccomandata (comprendente la quota verso recapitista e consolidatore)

(iv) identificativo univoco della prima raccomandata

(v) identificativo univoco dell’ultima raccomandata, (vi) codice dell’Aderente-mittente

(vi) codice dell’Ente emittente

(vii) IUN della notifica

(viii) CF del destinatario solamente in caso di notifica multidestinatario

(ix) peso del plico

(x) CAP

(xi) nazione di spedizione

dati riferiti al record di notifica

(xii) data di creazione della notifica,

(xiii) data dell’evento che ha determinato questo record,

(xiv) IUN della notifica,

(xv) CF del destinatario solamente in caso di notifica multidestinatario.

Contestualmente per ciascun Aderente, il gestore della Piattaforma produce un Report contenente le informazioni relative ai servizi fatturabili. Questo report conterrà tutte le righe selezionate dal ciclo attivo e relative all’Aderente. Per le righe relative al termine del processo di notifica viene indicato un valore fisso pari ad 1 euro per ciascuna notifica.

Laddove all’art. 2, comma 6, dell’Accordo sia prevista un’anticipazione pari al 30%, sulla base dei dati del report di cui sopra, il gestore della piattaforma predispone le righe relative alla fattura di acconto per il costo base delle notifiche (1 euro per ciascuna notifica) e per la quota “analogica” delle stesse (somma dei costi, effettivi contrattuali, di invio delle raccomandate semplici, A/R e L.890, ecc. sulla base dei dati puntuali presenti nel report).

5. Entro il giorno 5 del mese X+1 il report generato al punto 4 viene messo a disposizione dell’Aderente sul Portale. Questo avverrà attraverso una pagina web contenente, in forma tabellare, tutte le righe del report. La tabella prevede anche un flag che indica la contestazione della notifica (inizialmente non flaggato). In caso di contestazione su una riga viene abilitato un campo obbligatorio che conterrà la ragione della contestazione. La contestazione si applica a tutte le righe afferenti alla stessa combinazione di IUN e CF, quando presente, o all’intero IUN quando il CF non è presente. E’ messa a disposizione dell’Aderente una funzionalità che permette di contestare, con un’unica operazione, tutte le raccomandate e le notifiche relative allo stesso CAP. In questo caso la causale della contestazione viene richiesta una sola volta ed applicata a tutte le righe del report contenenti voci relative a raccomandate e/o notifiche relative a quel CAP. In caso di selezione delle notifiche, queste vengono determinate a partire dallo IUN delle raccomandate che sono relative al CAP selezionato. Gli amministratori dell Aderente possono estrarre e/o scaricare e/o stampare questo report.

6. Entro 30 giorni dall’invio del report di cui al punto 4, gli amministratori dell’Aderente, una volta terminate le verifiche, possono indicare al gestore della Piattaforma, a pena di decadenza dalle contestazioni, le contestazioni sul report opportunamente commentate attraverso una specifica funzionalità del Portale, appena disponibile e in difetto a mezzo pec. L’Aderente può effettuare questa operazione di riscontro una sola volta ma può salvare modifiche al report più volte, fino al suo invio al gestore della Piattaforma o comunque entro la scadenza dei 30 giorni. In assenza di invio del report in coerenza con quanto stabilito nei T&C, tale omissione equivale all’emissione della regolare esecuzione prevista al punto 7 e dunque tutte le righe del report risulteranno essere state accettate dall’Aderente.

7. Alla ricezione del report di cui al punto 6 ovvero allo scadere dei 30 giorni per l’invio del report di cui al punto 4, tutte le righe non contestate vengono inserite un documento in versione PDF ed impaginate in un documento di regolare esecuzione che viene inviato via PEC all’Aderente. L’Aderente firma il documento e lo carica firmato sul Portale per la produzione della prima fattura a saldo.

8. Una volta che il gestore della piattaforma abbia terminato il processo di analisi delle righe contestate e comunque entro 30 giorni dalla ricezione del report di cui al al punto 6, il gestore della piattaforma tramite il Portale mette a disposizione dell’Aderente una versione aggiornata dello stesso report contenente le controdeduzioni del gestore stesso. La messa a disposizione della versione aggiornata del report avviene con le stesse modalità descritte al punto 5. Viene anche inviata una PEC all’Aderente per indicare la disponibilità dell’aggiornamento.

9. L’Aderente potrà formulare delle repliche al Report di cui al punto precedente entro il termine di 15 giorni dalla ricezione del medesimo Report. Con il decorso del predetto termine di 15 giorni, a prescindere che l’Aderente abbia formulato o meno le repliche, il contraddittorio sui servizi oggetto di contestazione si intende congelato e sarà gestito come indicato al successivo punto 11. Le controdeduzioni devono essere fornite con le stesse modalità previste al punto 5 con la differenza che le informazioni devono essere fornite puntualmente per ciascuna singola notifica.

10. Trascorsi i 15 giorni di cui al punto 9, il gestore della piattaforma produce un documento PDF di regolare esecuzione contenente tutte le componenti inizialmente contestate che sono state poi accettate come eseguite correttamente. Il documento viene inviato via PEC all’Aderente. L’Aderente firma il documento e lo carica firmato sul Portale per la produzione della seconda fattura a saldo di queste ultime notifiche.Con riferimento alle notifiche che residuano in quanto ancora oggetto di contestazione e congelate ai sensi del punto 10, il gestore della piattaforma determinerà su base semestrale solare quelle che nel corso del semestre di riferimento (anche riferite a più Report) sono giunte a determinazione, con modalità di verifica ed approvazione in seguito di uno specifico contraddittorio ad hoc tra le parti o comunque per altre motivazioni intervenute al di fuori di quanto fin qui esposto. Sulla scorta di tali dati verrà emessa una unitaria fattura a saldo (di conguaglio) da inviare all’Aderente, in cui saranno riportate tutte le notifiche in precedenza congelate nei report e risolte nel semestre di riferimento.

11. In seguito alla regolare esecuzione delle prestazioni rese dal gestore della piattaforma o in virtù delle anticipazioni di cui al punto 1 che precede, potrebbero risultare importi diversi da quelli di cui alle fatture già emesse dal gestore della piattaforma; tali variazioni verranno gestite a compensazione, con l’emissione delle note di variazione ai sensi art. 26 D.P.R. 633/1972.